【難しくない】eBayで領収書を発行したい！手順4ステップ・海外バイヤー向けの作成方法も解説
「eBayで領収書の発行ができるの？」
「eBayで領収書発行が必要になるのはどんな時？」
「eBayで買った品物の領収書が欲しい場合はどうすればいい？」
せどり初心者
このような疑問にお答えします。
eBayでは、バイヤーから領収書の発行を依頼されるケースと、こちらから頼むケースがあります。
書類発行をするだけの作業は、手間なくミスなく済ませたいですよね。
この記事では、eBayで領収書の発行が必要になる2つのパターンと海外向けの領収書について解説します。
内容は以下の通りです。
- eBayで領収書が必要になる2パターン
- eBayで領収書を発行する手順
- 海外バイヤー向け領収書の作り方
- eBayで領収書の発行を依頼するケース
転売ビジネスで必ず必要になる作業です。しかし、領収書の発行作業そのものは利益には直結しません。
そのため、この記事を参考にしてサクッとできるようになりましょう！
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eBayで領収書が必要になる2パターンをサクッと解説
eBayで領収書が必要になるのは以下の2パターンです。
- バイヤーから依頼があり、領収書を発行するケース
- こちらからeBayで購入した品物の領収書発行を依頼するケース
必要になる理由が違うため、それぞれ解説しますね。
1. 海外バイヤーから領収書の発行依頼をされる場合
ときどき出品した商品を購入したバイヤーより領収書の発行を依頼されます。eBayには領収書発行ができる項目があるため、手順通りにやれば誰でも簡単に領収書発行が可能です。
バイヤーから領収書を発行依頼が来たら、流れ作業で対応できるようにしましょう。
依頼が来た段階でバイヤーに、発行した領収書をPDFデータで送信するか、印刷して商品に同封して送るか、確認を取りましょう。タイミングを間違えると紙1枚を送るために送料を払うことになるかもしれません。
もしバイヤーから宛名や商品名など具体的な指定があったら、こちらで領収書を作成するようにしましょう。
2. eBayで経費扱いにする物を購入していた場合
eBayで購入した品物に領収書が必要な場合は、商品の出品者に発行を依頼します。
こちらからでは領収書の発行操作ができないため、出品者にメッセージをして、送付してもらいましょう。
後ほど出品者より領収書がデータで送付されるか、商品と一緒に同封されます。こちらで領収書の送り方に指定がある場合は、忘れずに伝えておきましょう。
領収書は、確定申告などで経費として計上する際に必要になります。しかし、支払いをクレジットカード払いで利用履歴がある場合は、カードの利用明細書でも代用は可能ですよ。
eBayで領収書を発行する手順 4ステップ
バイヤーから領収書の発行依頼がきた場合の手順について解説します。
発行手順は以下の通りです。
- バイヤーに必要書類を確認
- eBayのトップ画面から「My eBay」にアクセス
- 出力する商品データ内容を選択
- 領収書データの表示と保存
慣れたら流れ作業でできます。1つずつ見ていきましょう。
1. バイヤーに必要書類を確認
まずバイヤーから「Invoiceが欲しい」と連絡を受けたら、先方に確認を取りましょう。
eBayでは「Invoice（インヴォイス）」に該当する書類が4つ発行できます。
発行可能な4種類の書類は以下の通り。
- 出荷伝票（Packling Slip）
- 領収書（Order Receipt）
- 発送ラベル（Address Label）
- 送り状（Pick List）
4つの中で、相手が発行してほしい書類が領収書（Order Receipt）であるか一度確認を取ってください。
確認をとってから発行作業に入りましょう。でないと、間違った書類を送ってしまう可能性があります。
2. eBayのトップ画面から「My eBay」にアクセス
eBayトップ画面の右上の項目「My eBay」から「Selling」をクリックします。
次の画面で「Orders」タブの中から「All Orders」を選択。すると、取引のあった商品の一覧が表示されます。
続いて「Order details」で表示されたオーダー番号をクリックします。
3. 出力する商品データ内容を選択
取引内容が画面が表示されたら、右上の項目「Print shipping labels」のタブを開きます。
タブ内の「Print shipping labels or invoices」をクリック。次の画面で発行する書類を選択できます。
「Invoice and address labels」欄の「Address labels and invoice / packing slip」にチェックマークを入れ、「Continue」をクリックします。
4. 領収書の表示とデータ保存
選択された書類データが表示され、印刷画面が出てくるため、プリンター欄で「PDFに保存」を選択します。
バイヤーの希望する送り方で領収書を渡しましょう。
領収書の送り方としては以下の2つ。
- 電子データ（PDF）で送る
- 印刷して商品に同封する
あらかじめバイヤーに確認しておくと手間が省けますよ。
海外バイヤー向け領収書の作り方
バイヤーから品名などに指定があった場合、eBayでは細かな変更ができないため、こちらで作成が必要です。
この章では、海外の領収書の作り方や日本形式との違いを説明します。内容は以下の通りです。
- 日本の領収書との違い
- 海外の領収書に必要な項目
- 作成したら一度バイヤーに確認
- 印刷して商品と同封
日本の領収書と似ている部分もあるため、テンプレートを作成すれば簡単に作れるようになるでしょう。
1.日本の領収書との違い
まず日本の領収書との大きな違いを覚えておきましょう。
領収書の形式で項目は異なりますが、以下の4点の違いがあります。
- 日付の表記順（日・月・年の順）
- 相手先の住所が必要
- 支払方法の表記
- 印鑑ではなく直筆サイン
最初は知らない項目に戸惑うかもしれません。しかし、eBayを使っていれば一度は作成する機会が訪れるため、先に慣れておきましょう。
2. 海外の領収書に必要な項目
海外用の領収書に必要な項目を列挙します。領収書の形式によっては省略できる項目も含まれています。
慣れたら最低限の項目で領収書が作成できるようになるでしょう。しかし、今回はできるだけ省略しない形の領収書の作成方法を説明します。
- 発行会社名（もしくは氏名）：Company Name
- 請求先：BILL TO
- 商品配送先：SHIP TO
- 商品名：DESCRIPTION
- 個数：QUANTITY
- 金額：FEE / PRICE / VALUE
- 発行日（/月/日/年）： ISSUE DATE
- 商品単価：UNIT PRICE
- 割引：DISCOUNT
- 小計：SUBTOTAL
- 割引を加えた小計：SUBTOTAL LESS DISCOUNT
- 配送料：SHIPPING/HANDLING
- 合計金額：BALANCE PAID
- 領収書の番号：RECEIPT No
- 支払日：PAYMENT DATE
- 支払方法（クレジットカード払いの場合）： PAYMENT METHOD: CREDIT CARD
ExcelやWordに上記の項目を入力して領収書の形を整えてください。バイヤーから指定があった箇所は指示通りの表記にしましょう。
必要な情報はeBayの取引内容から確認できます。
日本の請求書や見積書のテンプレートを利用すると作りやすいですよ。
3. 作成したら一度バイヤーに確認する
領収書の作成が完了したら、スクショなどで画像ファイルにして、バイヤーに確認のため一度送付しましょう。送付してから変更点を指摘されて、修正するという2度手間が避けられます。
送るデータは画像ファイルのほうが、バイヤーのほうで変更される可能性を無くすためおすすめです。
ある程度慣れてきたら、確認を取らなくても領収書が作れるようになるでしょう。
4. 印刷して商品と同封する
作成した領収書に直筆サインをしたら、商品に同封して発送します。
しかし、領収書作成の度に直筆でサインするのは手間が掛かります。
対処方法としては、直筆サインをデータ化すると作業の効率化が可能です。データ化した直筆サインを挿入するだけで、プリントアウトしなくても領収書が完成します。
バイヤーにPDFファイルで送信可能になるためおすすめです。
eBayで領収書の発行を依頼する場合
この章からは、領収書の発行を依頼する場合の説明をします。eBayで経費にする品物を輸入していると、領収書が必要になる場合があるからです。
とはいえ、領収書の用途によっては代用方法があるため、そちらも紹介しますね。
内容は以下の通りです。
- eBayで出品者に領収書の発行依頼する方法
- 領収書を確定申告で使う場合の代用方法
1つずつ見ていきましょう。
1. eBayで出品者に領収書の発行依頼する方法
商品出品者に連絡して、領収書発行の依頼をします。出品者が日本人なら日本語でもいいですが、ほとんど場合は英語でやりとりが必要になるでしょう。
英語のやり取りに慣れてない人にはハードルが高いと感じるかもしれません。
しかし、簡単な英文を出品者に送るだけで意味は通じるため、難易度は高くないですよ。
最低限、意味が通じる英文はこちらで紹介します。
Hello ○○（相手のIDやショップ名）
Could you give me the Receipt?
Regards.
これだけで出品者にはこちらの言いたいことが通じるでしょう。
まずは一度試してみて下さい。意外と簡単だと感じるはずです。
2. 確定申告で使うなら代用可能
eBayの領収書が確定申告で必要な場合は、取引の度に発行依頼をしなくてもよい代用方法があるので紹介します。
確定申告で経費として計上する場合には、一般的には領収書が必要とされます。しかし、支払いをしたと証明できるものがあれば、領収書でなくても問題ありません。
クレジットカード払いでeBayの代金を支払っている場合、カード利用明細で領収書の代用が可能です。
ただし、会社などから「領収書が必要」と指示があった場合は、カードの利用明細は使えません。その場合は、出品者に領収書発行を依頼しましょう。
確定申告については関連記事「せどり（転売）の領収書はどうする？レシートでもOK？確定申告に必要な知識を解説」にて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください！
eBayで領収書を流れ作業で発行できるようになろう
実際に領収書を発行する機会は少ないものの、必ず1回はあるため準備しておきましょう。領収書の発行依頼をされる前にテンプレートを作成しておけば迅速に対応できますよ。
領収書発行は、eBayの輸出ビジネスの売上には貢献しませんが、必要な作業のひとつ。
この記事を参考にして、海外バイヤーに領収書を流れ作業で発行できるようになりましょう。
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